Подождите ...

[Часто задаваемые Вопросы (ЧаВо)][Быстрый старт]
[2. Использование отчётов, печати и экспорт информации из Базы Данных.]


Как экспортировать/выгрузить информацию из БД?<br>Для чего нужны отчеты?<br>Как создать отчёт?<br>Как открыть / запустить / выполнить / сформировать отчет?<br>



23.09.2017 11:15
FreeMind
Модератор
633 360

2. Использование отчётов, печати и экспорт информации из Базы Данных.



Как экспортировать/выгрузить информацию из БД?
Для чего нужны отчеты?
Как создать отчёт?
Как открыть / запустить / выполнить / сформировать отчет?
0
+0
-0
Реализовано
23.09.2017 11:16
# FreeMind  Модератор  633 360
Для простого экспорта всей БД в файл csv, html

1. Выбираем «Меню» -> «Экспорт из Базы Данных в файл (csv, html)»

В открывшемся диалоге выбираем тип файла, кодировку и таблицы, которые необходимо экспортировать.

2. Нажимаем кнопку «Далее»

В открывшемся диалоге выбираем путь и имя файла в который будут сохранены данные.

3. Нажимаем кнопку «Сохранить»

По указанному пути будет создан экспортируемый файл с данными.
23.09.2017 11:17
# FreeMind  Модератор  633 360
Для расширенного экспорта информации из БД в файл xls, html, xml, txt, pdf

Для возможности:
- экспорта не целиком таблиц, а только выбранных карточек
- печати выбранных карточек
- экспорта в дополнительные форматы pdf, xls, txt, xml
необходимо использовать отчеты на вкладке «Статистика».
23.09.2017 11:25
# FreeMind  Модератор  633 360
Существует два вида отчетов:
- выборочный отчет
- стандартный отчет


Выборочный отчёт

В «Выборочный отчёт» можно добавлять карточки после нескольких различных результатов поиска или фильтра. Например, через контекстный пункт меню карточки «Добавить в [Выборочный отчёт] выделенные записи». Т.е. после поиска карточек по одному запросу, из списка результата можно выделить нужные карточки и добавить их в «Выборочный отчёт», потом сделать поиск по другому запросу и уже из нового результата поиска выбрать ещё карточки и тоже добавить их в «Выборочный отчёт».

После того как в «Выборочный отчёт» будут добавлены все необходимые записи, его можно открыть из контекстного меню «Перейти в [Выборочный отчёт]» и распечатать имеющиеся в нём карточки. Либо экспортировать из него карточки в файл csv, html, pdf, xls, txt, xml.


Стандартный отчёт

Стандартный отчет позволяет задать произвольные условия выборки, сортировки, группировки из БД и формировать результат в виде таблиц и графиков. По умолчанию, на вкладке «Статистика» уже имеется несколько заранее созданных отчетов (по шаблону из которого создавалась БД).

Что бы увидеть результат отчета

1. Переходим на вкладку «Статистика» -> «Параметры отчета»

Выбираем нужный отчет и кликаем по нему мышкой. На правой панели отобразятся параметры выбранного отчета.

2. В контекстном меню по правой кнопки мыши выбираем пункт «Сформировать результат отчёта»

После этого откроется вкладка «Результат отчёта», на которой будет отображена таблица или график в зависимости от параметров выбранного отчета.



23.09.2017 11:34
# FreeMind  Модератор  633 360
Отлично, мы научились выбирать отчет и формировать его результат.

Теперь, давайте создадим свой новый отчет.

Наш отчет будет выводить стоимость всех имеющихся в БД книг в рублях, при этом мы будем считать, что атрибут «Валюта» может принимать 3 значения из списка «руб» / «евр» / «дол». Если цена книги имеет валюту «евр» или «дол», то будет выполнен перевод в рубли по указанному нами курсу.

1. Переходим на вкладку «Статистика» -> «Параметры отчета»

2. Выбираем папку отчетов «Отчеты по карточкам книг»

Каждый отчет хранится в какой-то базовой корневой папке, связанной с основной таблицей по которой отчет делает выборку (отчет может брать информацию из нескольких таблиц).

Мы выбрали папку «Отчеты по карточкам книг» из-за того, что все атрибуты, которые нам нужно выбрать хранятся в таблице вкладки «Карточки книг».
Теперь, создадим наш новый отчет.

3. В контекстном меню по правой кнопке выбираем пункт «Создать подотчет»

В дереве отчетов появится строка «Новый отчёт», она уже выделена, поэтому мы можем приступать к вводу параметров отчета.

«Название отчета» = «Какова общая стоимость всех предметов (в рублях) ?»

«Описание» = «Показывает универсальную стоимость всех предметов в рублях (Т.е. стоимость с учетом цены и установленного в отчёте курса валют)»

«Тип отчёта» = «Таблица»
23.09.2017 11:36
# FreeMind  Модератор  633 360
Итак, что мы будем выбирать из БД?
а) Мы хотим найти все карточки в таблице «Карточки книг» у которых указан атрибут «Цена» и «Валюта», т.е. мы считаем только те книги у которых указаны оба этих атрибута.

4. На вкладке «Условие выборки и сортировка» -> «Условие на выбор записей которые попадут в отчет» нажимаем кнопку «Изменить»

В открывшемся окне «Выбор условия» мы должны задать условия из пункта а), для этого на вкладке «Карточки книг» нажимаем кнопку «Изменить».

Откроется окно «Конструктор фильтров», в котором мы должны указать наши условия





5. Нажимаем кнопку «OK»


Окно «Конструктор фильтров» закроется и мы увидим в редакторе условия текст:
(Цена <> NULL) AND (Валюта <> NULL)

6. Нажимаем кнопку «OK»

Окно «Выбор условия» закроется и мы увидим на панели «Условие на выбор записей которые попадут в отчет», текст:

[Карточки книг]=
(Цена <> NULL) AND (Валюта <> NULL)
23.09.2017 11:37
# FreeMind  Модератор  633 360
Хорошо, условие для пункта а) мы задали. Что нам еще нужно выбрать из БД?
б) Мы хотим посчитать общую сумму по атрибуту «Цена», причем не просто суммируя все значения которые найдем, а так, чтоб если у карточки атрибут «Валюта» = «евр», то значение атрибута «Цена» * 70 (это наш курс для евро) и соответственно, если у карточки атрибут «Валюта» = «дол», то значение атрибута «Цена» * 60 (это наш курс для доллара).
Если у карточки атрибут «Валюта» = «руб», то значение атрибута «Цена» просто добавляется в общую сумму.

7. Переходим на вкладку «Группировка, кол-во, сумма, мин, макс» и ставим галочку «Использовать группировку по атрибутам необходимым в отчете»

Эта галочка говори о том, что в отчете будет выполняться группировка. Т.е. для каждого указанного в отчете атрибута будет применяться какая-то групповая операция. В нашем случае, мы хотим выполнить групповую операцию «Сумма» для всех карточек по атрибуту «Цена».

Для всех результатов групповых операций необходимо создавать новое поле (колонку отчета).

8. Нажимаем кнопку «Управление дополнительными полями для группировки» и в открывшемся меню выбираем пункт «Добавить дополнительное поле»

Дополнительное поле – это поле, которое добавляется к основным полям, необходимым для вывода в отчете. В нашем случае, основных полей нет (нам нужно только одно поле с результатом групповой суммы), но позже мы одно добавим, чтоб было понятно, что такое основные поля.

Итак, в появившемся окне вводим:

«Название» = «Общая стоимость в рублях» Так будет называться наша колонка в отчете с суммой.

«Тип» = «Сумма» Т.е. какая ф-ция будет применяться к каждому значению.

9. Нажимаем кнопку «OK»

Создастся новое дополнительно поле и сразу же откроется окно редактирования для 1го условия.
23.09.2017 11:38
# FreeMind  Модератор  633 360
Условия мы должны указать те, которые нам нужны в пункте б).

б.1)Если у карточки атрибут «Валюта» = «руб», то значение атрибута «Цена» просто добавляется в общую сумму.

Соответственно, указываем условие




'руб%' – означает, что атрибут «Валюта» может содержать текст «руб» или «рубль», т.е. строку начинающуюся с «руб».

Нажимаем «ОК» и видим, что в редакторе условия появилась строка
(Валюта LIKE 'руб%')

Нажимаем «OK», окно «Выбор условия» закроется, и мы увидим в новой строчке в колонке «Условие» строку:
[Карточки книг]=
(Валюта LIKE 'руб%')




Теперь, добавим действие, которое необходимо выполнить, если наше условие сработало. Действие если валюта = «руб» у нас просто – добавить цену в общую сумму.

10. Нажимаем кнопку «Управление дополнительными полями для группировки» и в открывшемся меню выбираем пункт «Изменить действие»

В открывшемся окне дважды кликаем на поле «Цена» и в редакторе появится текст:
= Цена

Нажимаем «OK»




Итак, добавленное нами условие и действие по нему означает:
Если у карточки атрибут «Валюта» начинается со значения «руб», то значение атрибута «Цена» добавляется в общую сумму.
23.09.2017 11:41
# FreeMind  Модератор  633 360
Теперь создадим 2е условие.
б.2)Если у карточки атрибут «Валюта» начинается с «евр», то значение атрибута «Цена» добавляется в общую сумму умноженная на 70 (наш курс евро).


11. Нажимаем кнопку «Управление дополнительными полями для группировки» и в открывшемся меню выбираем пункт «Создать новое условие»

Задаем условие
(Валюта LIKE 'евр%')

Нажимаем «OK»

Теперь, добавим действие, которое необходимо выполнить, если наше условие сработало.

12. Нажимаем кнопку «Управление дополнительными полями для группировки» и в открывшемся меню выбираем пункт «Изменить действие»

В открывшемся окне дважды кликаем на поле «Цена» и в редакторе появится текст:
= Цена

Теперь вручную пропишем действие умножения в редакторе, в итоге должен получиться текст:
= Цена * 70

Нажимаем «OK»
23.09.2017 11:42
# FreeMind  Модератор  633 360
б.3)Теперь, таким же образом создадим условие и действие для «доллара», умножая цену на 60.
В итоге у нас получится




Всё, давайте проверим, что получилось.

13. Нажимаем кнопку «Сохранить»

14. Нажимаем кнопку «Сформировать результат отчёта»

В итоге видим результат:



23.09.2017 11:44
# FreeMind  Модератор  633 360
Теперь можно посмотреть, как использовать группировку по основным полям, для этого:

15. Переходим на вкладку «Статистика» -> «Параметры отчета» -> «Условие выборки и сортировка»

16. На панели «Атрибуты необходимые в отчёте и их порядок» -> нажимаем кнопку «Изменить»

В открывшемся окне на вкладке «Карточки книг» дважды кликаем на атрибуте «Место хранения» и он перемещается в панель выбранных атрибутов.





Нажимаем «OK».

Видим, что на панели «Атрибуты необходимые в отчёте и их порядок» появилась строка:
[Карточки книг].Место храения

Это как раз и есть то самое основное поле, по которому мы будем группировать результат (таких полей можно указать несколько).
Т.е. после группировки по полю «Место хранения» мы ожидаем увидеть цену всех книг по каждому месту хранения.

Нажимаем «Сохранить».

Нажимаем кнопку «Сформировать результат отчёта» и действительно, видим результат:



23.09.2017 11:47
# FreeMind  Модератор  633 360
В отчете так же можно задать сортировку по требуемым атрибутам. Для этого

17. Переходим на вкладку «Статистика» -> «Параметры отчета» -> «Условие выборки и сортировка» и на панели «Атрибуты для сортировки» нажимаем кнопку «Изменить»

В открывшемся окне на вкладке «Карточки книг» дважды кликаем на атрибуте «Место хранения» и он перемещается в панель выбранных колонок. Обратите внимание, что треугольником показывается направление сортировки, это направление можно изменить выбрав из списка перевернутый треугольник (обратная сортировка, т.е. от большего к меньшему).




Нажимаем «OK».

Видим, что на панели «Атрибуты для сортировки» появилась строка:
Место храения ▼ Карточки книг

Это означает, что результат запроса нашего отчета будет отсортирован по атрибуту «Место хранения» от большего к меньшему.

Нажимаем «Сохранить».

Нажимаем кнопку «Сформировать результат отчёта» и действительно, видим результат с учетом заданной нами сортировки:



23.09.2017 11:50
# FreeMind  Модератор  633 360
В отчете можно задавать сортировку только по основным атрибутам. Если при этом, используется группировка, то можно указывать сортировку только по атрибутам, имеющимся в списке «Атрибуты необходимые в отчёте и их порядок» иначе будет выведена ошибка «Invalid expression in the ORDER BY clause (not contained in either an aggregate function or the GROUP BY clause)». Если же группировка не используется, то в отчёте можно использовать сортировку по атрибутам не указанным в списке «Атрибуты необходимые в отчёте и их порядок».

Кроме того, после формирования результата отчёта можно вручную указать сортировку и фильтры по любым столбцам, так же как и в обычной таблице на вкладке «Карточки книг».
Дополнительно, если на вкладке «Результат отчёта» перенести заголовок столбца на пустое место, то этот столбец будет скрыт (т.е. можно убирать лишние столбцы).
23.09.2017 11:51
# FreeMind  Модератор  633 360
Отчеты – это очень гибкий инструмент, с помощью которого можно выполнять к БД запросы практически любой сложности и выводить результат в нужном виде. Для более глубокого понимания, как работают отчеты, рекомендуется изучить стандартные отчеты из демонстрационных БД и поэкспериментировать с ними.
23.09.2017 11:54
# FreeMind  Модератор  633 360